Grossraumbüro, E-Mails im Minutentakt: Fokussierte Konzentration im Büro ist schwierig. Die Zürcher Betriebswirtschaftlerin Viola Heller zeigt, wie du gezielt bei der Sache bleibst.
(c) Viola Heller
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Autor: Viola Heller - 19. März - Innovator
1. Frage dich: Warum das Ganze?
Am Anfang steht die Sinnfrage. Da musst du durch, sorry, sonst wird das nichts mit dem Fokus. Frag dich ehrlich: Was mache ich hier eigentlich? Ist das, was ich tue, sinnvoll? Erfülle ich damit den Organisationszweck, die strategischen Ziele des Unternehmens und auch meine eigenen? Merke: Fokussiert sein hat nicht nur mit Konzentration am Arbeitsplatz zu tun, sondern auch damit, wach und aufmerksam sich selbst, den Beruf und die Karriere im Blick zu haben.
2. Was sind deine Zeitfresser?
Beobachte dich von aussen: Wo «verlierst» du Zeit, was lenkt dich ab, mit welcher Einstellung gehst du deine Arbeiten an? Frag andere, wie sie dich wahrnehmen. Entwickle Strategien, um es besser zu machen. Dann teste, beobachte, reagiere – und optimiere.
3. Mach eine Wichtigkeitsskala
Viele glauben: «Dringend ist wichtig.» Und dringend ist alles – eigentlich immer. Finde heraus, was wirklich wichtig ist, und setze Prioritäten! Denn die Musik spielt dort, wo wir am meisten Wirkung erzielen. Also priorisiere höchste Wirkung mit geringstem Aufwand. Zeichne eine Tabelle: vertikal für aufwendig/nicht aufwendig, horizontal für wirkungsvoll/nicht wirkungsvoll – und plane deine Sachen entsprechend.
4. Plane die Planung
Du hast erkannt, was wichtig ist? Dann plane ein, was wichtig ist. Da- mit sind auch dein Workout und die Schulaufführung deiner Tochter gemeint. Mach am besten gleich einen Langzeitplan (z. B. für ein Jahr), den du dann in einen Kurzzeitplan (z. B. in einzelne Wochen) herunterbrichst. Damit kannst Ablenkungen des Alltags etwas Solides entgegenstellen.
5. Automatisiere Automatisierbares
Alles, was du neu denken musst, braucht Energie. Diese fehlt jedoch an anderer Stelle. Für immer wiederkehrende Aufgaben übst du am besten ein Procedere ein, das dann wie automatisch abläuft. Du denkst nicht mehr «Wie?», sondern fokussiert auf «Was?». Beispiel? Mails abarbeiten. Mache das Ganze nach der immergleichen Systematik. Und ändere sie am besten nicht mehr.
6. Stop it!
Wer sich blind in die Arbeit stürzt, kommt nicht vorwärts. Du kannst jede Aufgabe – jede! – nach folgender Fragestruktur angehen: Was ist die Ausgangslage? Was ist das Ziel? Wie erreiche ich es? Was brauche ich dafür, und woher bekomme ich es? Was muss ich dafür tun? Schreib dir alles auf. Und lege – wohlüberlegt – los.
7. Der Biorhythmus-Check
Jeder tickt anders. Manche haben morgens mehr Energie, manche kommen erst nachmittags auf Touren. Jeder Rhythmus ist legitim – solange man ihn kennt. Denn dann kann man seine Arbeit danach planen. Finde heraus, wie bestimmte Aufgaben auf deinen Energiehaushalt wirken: Manche nähren dich, andere kosten Energie. Man sollte Ungeliebtes im Hoch erledigen, weil «Mag ich nicht» mehr Energie kostet. Beispiel: Konzept morgens, Mails beantworten abends.
8. Das Handy muss weg
Ablenkung lässt sich abstellen – in- dem man etwa das Handy auf lautlos schaltet und in die Schublade legt. Warum das Smartphone der Schuldige ist? Weil es einfach zu viel kann, was du nicht kannst. Also gib ihm keine Chance, deinen Fokus zu stören. Auch gut: Festnetztelefon umleiten, Türe zu oder mit «Nicht stören»- Schild versehen. Und das Wichtigste: das Thema im Team besprechen und störungsfreie Arbeitszeiten salonfähig machen.
9. Raus mit dir!
Das Büro ist oft nicht der beste Ort zum Arbeiten. Ein Ortswechsel kann den Denkprozess neu stimulieren. Musst du jeden Tag am selben Ort und zur selben Zeit arbeiten? Lautet die Antwort «Nein», sei kreativ in deiner Location-Wahl.
10. Mach dein eigenes Ding
Es gibt hunderte Modelle zur idealen Arbeitszeit – und zu optimalen Pausenzeiten. Da hilft nur: Ignoriere sie alle, denn jeder Mensch ist anders. Weiter bringt dich die Analyse: Wann und in welchen Zeiträumen kannst du am effektivsten arbeiten? Schaffst du 90 Minuten volle Konzentration oder nur 45? Brauchst du 10 Minuten Pause oder 30? Was stimmt für dich? Achte auf dein Verhalten, vergleiche deine Performance in verschiedenen Zeiteinheiten. Und wenn die Pausen fix vorgeschrieben sind? Dann kann man sie immer noch individuell gestalten: Man muss ja nicht in die Kantine gehen, nur weil alle dahin gehen. Vielleicht ist dir mehr nach einem Spaziergang oder einem Workout. Du wirst erholter zurückkommen als deine Kollegen aus der Kantine.
11. Sei nett zu dir
Leistung verlangt nach Belohnung – so ist unser Gehirn programmiert. Es geht um Dopamin (das steuert die Erwartung nach Belohnung) und Endorphine (sie sind für den freudigen Kick danach verantwortlich). Dieses System kann man für sich nutzen, etwa, indem man sich für die fokussierte Erledigung einer Aufgabe eine Belohnung verspricht. Die kann trivial sein – ein Spaziergang, ein Macchiato oder zehn Minuten in der Sonne sitzen. Entscheidend dabei ist, dass Motivation und Wohlbefinden steigen, wenn das «Belohnungsprinzip» im Gehirn geschieht. Das hilft, sich wie- der auf eine neue Aufgabe zu fokussieren. Und es macht mehr Spass!
12. Priorisiere deine Leute
Als Führungspersönlichkeit bist du nicht nur für den eigenen, sondern auch für den Fokus der anderen (mit)verantwortlich. Priorisiere deine Leute und ihre Bedürfnisse hoch! Nichts ist schlimmer für den Fokus als ein Vorgesetzter, der nicht liefert.
13. Vergiss Multitasking ...
... wenn du effizient sein willst. Klar, in der Küche geht das vielleicht noch, weil hier automatisierte Handlungen stattfinden. Aber am Arbeitsplatz ist Multitasking die Ablenkung per se: Man ist nirgends so richtig. Du gehst mit Multitasking früher ein, weil deine Batterie früher leer ist.
14. Die Stör-Notizen
Ein Zettel und ein Stift können dich retten: Lege beides hin und arbeite. Fällt dir etwas Störendes ein, was dich ablenkt, widme dem Ganzen drei Sekunden deiner Zeit und schreibe es auf. Dann kannst du es wieder loslassen und wechselst zurück in den Fokus-Modus. Ein anderer Vorteil: Du weisst hinterher noch, was dir Kluges eingefallen war. Klar, dafür gibt es tolle Apps. Das nicht so Tolle daran: nur noch schnell WhatsApp checken und schon ... Tja, das müssen wir jetzt nicht erklären, oder?
15. Weg mit dem Stuhlwerk!
Im Stehen hast du eine andere Energie als im Sitzen. Die Körperspannung ist besser, du bist wacher, die gesamte Präsenz ist höher. Stehen steht für bewussteres Handeln, Stehen ist schneller und fokussierter. Ach ja, gesund ist es obendrein. Also: Stehtisch von Boss bewilligen lassen, bestellen und ausprobieren – du wirst staunen, wie sich dein Output zum Positiven ändert.
16. Finde täglich neue Lösungen
Es gibt kein Patentrezept für fokussiertes Arbeiten – ausser man tut es. Nachdem du und deine Umgebung sich immer wieder verändern, ändert sich auch das Arbeitsverhalten. Da hilft nur eines: Analysiere ständig neu, wie du arbeitest. Bist du wirklich zu 100 Prozent fokussiert? In anderen Worten: Du musst andauernd auf der Hut sein – und brauchst immer wieder neue Lösungen für dieselbe Frage: Wie arbeite ich konzentrierter? Die gute Nachricht ist aber: Diese Lösungen gibt es. Immer. Und für jede Situation.
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